Système commun pour garder la vue d’ensemble
Lorsque la gestion de crise est complexe.
Et qui fait quoi exactement? Les incidents d’envergure sont de réels défis pour garder la vue d’ensemble et maintenir la transparence. Désormais, on pourra compter sur le numérique. Conjointement avec le prestataire informatique Up-Great, Allianz Global Assistance, Medicall, la Garde aérienne suisse de sauvetage Rega et Carelink ont développé une plate-forme Sharepoint consacrée aux cas de crise. Le Crisis Information Management System (CIMS) regroupe les informations nécessaires aux différents partenaires amenés à gérer une crise.
La solution devait être conviviale et assez flexible pour que deux, quatre, voire plus de partenaires puissent travailler simultanément en réseau. Les créateurs de la plate-forme, tous rompus aux exigences des crises, avaient leurs idées et leurs conceptions précises. L’équipe de Up-Great SA les a relevées en s’appuyant sur sa propre plate-forme de collaboration Sharepoint-as-a-Service, placée sur son propre cloud. Ce dernier repose lui-même sur Microsoft® SharepointTM.
Plus de doublons
Lorsqu’une crise éclate, le CIMS fonctionne comme suit: Carelink se procure et gère les informations sur les personnes à assister ou à informer après un incident tragique. La compagnie Alliance, qui assure de nombreuses personnes concernées, doit également intervenir et se concerte avec Carelink. La Rega, quant à elle, s’attache à rapatrier les personnes lors d’un incident à l’étranger, et Medicall assure le pivot téléphonique pour les personnes affectées et leurs proches. Toutes ces entités rendent leurs informations transparentes sur le CIMS et permettent à chacun d’accéder à tous les renseignements pertinents en temps réel. Le système informatique exclut que l’on redemande et que l’on saisisse plusieurs fois les mêmes coordonnées d’une personne affectée. A noter que ses gestionnaires attachent la plus haute importance à la protection des données et au droit de la personnalité.
Le client touché bénéficie aussi du CIMS
Il peut arriver qu’on ne sollicite qu’un des quatre fondateurs du CIMS. On pourra alors quand même utiliser le système et le mettre à la disposition de l’entreprise touchée. Cette dernière pourra ainsi suivre les progrès réalisés dans la gestion de la crise tout en enregistrant les informations nécessaires dans la banque de données, par exemple, la liste des contacts en cas d’urgence, qui permettra à Carelink de s’adresser aux proches des personnes affectées.
Un de plus: aucun problème pour le CIMS
«Selon l’évolution de la crise, nous pouvons décider à tout moment de connecter un acteur supplémentaire sur le CIMS, que ce soient les autorités, une organisation de secours ou d’autres partenaires», explique Danilo Segreto, responsable de la gestion des opérations chez Carelink. Pour lui, la flexibilité est l’un des atouts majeurs du CIMS. «En tant que responsable de l’intervention, j’ai toujours la vue d’ensemble sur ce que nous savons déjà de telle ou telle personne affectée. Et, s’il me manque une donnée, je peux, par exemple, faire appel au service RH de l’entreprise touchée. -Dans tous les cas, je vois le tableau complet et peux prévoir les étapes à venir.»
L’utilisation: pas de soucis
Un autre atout, selon Danilo Segreto, c’est l’utilisation intuitive. «Heureusement, nous ne sommes pas confrontés tous les jours à de gros incidents. Mais, du coup, les utilisateurs du CIMS n’évoluent pas très souvent sur cette plate-forme. Alors, il est d’autant plus important qu’ils s’y retrouvent rapidement.» Pour Allianz Global Assistance, Medicall, la Rega et Carelink, ce nouveau système marque un tournant: il leur permettra de collaborer de manière efficace lors d’un évènement majeur. La première grande simulation des quatre fondateurs aura lieu le 22 mars et sera une excellente occasion de peaufiner les derniers détails avant la mise en service, le fameux «go live»!