Nur in der Theorie funktioniert alles

Warum ein Unternehmen den Notfall üben sollte.

Welchen Wert generiert ein Unternehmen, wenn es mit Carelink den Notfall übt? Es kann eigene Strukturen bereinigen und Schnittstellen auf die Probe stellen, die sich in keinem noch so ausgefeilten Handbuch regeln lassen. Übungen verhelfen zu kontinuierlicher Verbesserung.

Auf dem Papier sieht ja alles so einfach aus: Die unternehmensinterne Checkliste fordert im Krisenfall sehr bald, eine Sprachregelung zu erstellen. Und die Checkliste des Careteams, das die Betroffenen betreut und ihnen Auskunft geben soll, hält fest: «Sprachregelung beschaffen.» Wie kommt nun die Sprachregelung vom Kommunikationsteam zu den Caregivers von Carelink? Wie ist die Schnittstelle zwischen den beiden Bereichen definiert? Überhaupt: Wie arbeiten sie zusammen?

«Nur eine Übung kann die Fragen verlässlich beantworten», sagt Franz Bucher, Geschäftsleiter von Carelink, aus Erfahrung. «Die Krisenhandbücher und Checklisten der einzelnen Bereiche – Unternehmen, Polizei, Feuerwehr, Sanität und Carelink – mögen noch so ausgereift sein, die Verbindungs- und Schnittstellen haben es in sich. Das zeigt sich in der Regel erst in der Praxis – oder eben in einer Übung: Genau an diesen Nahtstellen tauchen Schwierigkeiten auf.»

 

Bedürfnisse widersprechen sich

In der Tat funktionieren die einzelnen Bereiche sehr gut – vor allem die Blaulicht-Organisationen und der Bereich Care, den Carelink mit der Betreuung der Betroffenen abdeckt. Das reibungslose Zusammenspiel hingegen fordert die Beteiligten heraus. Franz Bucher unterstreicht das mit einem brisanten Beispiel: «Das Careteam möchte wissen, in welche Spitäler die verletzten Personen eingeliefert worden sind. Für Angehörige ist die Frage – und vor allem die Antwort – sehr wichtig. Doch wer darf wem was mitteilen? Die Pflichten etwa der Polizei können – auch vor dem Hintergrund des Persönlichkeits- und des Datenschutzes – den Bedürfnissen des Careteams diametral entgegenlaufen.»

Allein schon die Einsicht in solche Schwierigkeiten hilft. «Sie sind nicht unlösbar», beschwichtigt Franz Bucher, «aber zuerst müssen wir sie in einer Übung erkennen und selber erleben. Erst dann können wir sie abbauen.»

 

Strukturen überprüfen

Franz Bucher empfiehlt Unternehmen oder Organisationen, die sich mit einer Übung fit machen wollen, als Erstes einen Workshop: «Grundsätzlich müssen die Strukturen des eigenen Krisen- oder Notfallstabs klar und funktionsfähig sein. Dieser ist im Ernstfall extrem gefordert, denn er muss imstande sein, komplizierte oder komplexe Situationen zu ordnen.» Um diese Strukturen zu überprüfen, behandeln die Mitglieder des Krisenstabs im Workshop ihr Handbuch oder spezifische Punkte daraus.

 

Carelink organisiert die Übung

Auf dieser Grundlage kann anschliessend eine Stabsübung, also eine Übung im Krisen- oder Notfallstab, stattfinden. Carelink erstellt dazu das Drehbuch und übernimmt Leitung und Regie: Die Rolle der Betroffenen, der Polizei, der Feuerwehr, der Sanität und der Medien fällt bei einer Stabsübung Figurantinnen und Figuranten zu – mit Erfahrung je in ihrem Fachgebiet. Die Übungsanlage stimmt Carelink auf die Branche des Unternehmens ab. Franz Bucher: «Wir gehen zum Beispiel von einem Busunglück, einem Raubüberfall oder von einem Suizid im Unternehmen aus.»

Um sowohl die Verbindungs- und Schnittstellen zu beüben als auch die Strukturen im Unternehmen auf die Probe zu stellen, schenken die aufgebotenen Beobachterinnen und Beobachter der Führungsarbeit im Krisenstab besondere Aufmerksamkeit. Wie organisiert und systematisch gehen dessen Mitglieder vor? Welchen Führungsrhythmus wählen sie? «Beschlüsse aus einem Führungsmeeting umzusetzen, braucht Zeit», erläutert Franz Bucher. «Ein Mediensprecher, der nur noch in einem Dauermeeting steckt, hat keinen Freiraum mehr, um eine Medienmitteilung zu schreiben, eine Sprachregelung zu überarbeiten oder sich mit der Informationsstelle der Polizei abzusprechen.»

 

Regelmässiges Üben bringts

Ein Unternehmen, das einen Unglücksfall zu bewältigen hat, muss parallel dazu weiterfunktionieren. Diese Business Continuity hängt nicht einzig vom Funktionieren der Informatik ab. «Da spielt der Mensch viel stärker hinein, als viele meinen möchten», weiss Franz Bucher, und auch das sei eine heilsame Erkenntnis aus den Übungen. Er plädiert deshalb dafür, alle zwei bis drei Jahre eine Übung mit dem Schwerpunkt Care durchzuführen. «Dazwischen lassen sich auch andere Übungen platzieren, zum Beispiel spezifisch für die Informatik. Die Strukturen des Krisenstabs müssen sich allerdings für jede Ereignisart eignen.»

Übungen drängen sich auch etwa nach einer personellen Umstellung im Krisenstab oder in der Konzernleitung auf, oder wenn sich ein Unternehmen mit einem anderen zusammenschliesst. Sie dauern in der Regel etwa drei Stunden, nach denen die Beobachterinnen und Beobachter, aber auch die Übungsleitung und die Regie gleich schon ihre ersten Eindrücke wiedergeben. Die Übungsleitung fasst darauf die Erkenntnisse aus dem Übungsverlauf schriftlich zusammen. Und diese Erkenntnisse wiederum können dann in die folgende Übung einfliessen. Franz Bucher «Wir helfen unseren Mitgliedsunternehmen, sich kontinuierlich zu verbessern.»